Если вы подключились к системе маркировки, но подаёте сведения напрямую в систему маркировки, то с нового года придётся перестроиться. С 1 января 2022 года продавцы обуви, одежды и текстиля, шин, духов и фототехники обязаны перейти на электронный документооборот. Рассказываем, что это такое и как с ним работать.
- Автор: Ольга Фёдорова
- Редактор: Ирина Ситникова
- Иллюстратор: Ivan Might
Что такое ЭДО
ЭДО — это система обмена электронными документами. Чтобы отправлять и получать важные документы, нельзя использовать обычную электронную почту — её могут взломать. Для накладных, счетов-фактур, деклараций есть специальные защищённые сервисы. Чтобы работать с ЭДО, нужно подключиться к одному из операторов электронного документооборота.
Зачем ЭДО продавцам товаров с маркировкой
Все, кто работает с маркированными товарами, должны подключиться к ЭДО. Иначе они не смогут принимать товары. Все поступления и возвраты маркированных товаров нужно будет оформлять в электронном виде.
О выставлении счетов-фактур через интернет — в приказе Минфина
С 1 января 2022 года на электронный документооборот обязаны перейти продавцы:
Постановление Правительства о переходе на ЭДО
- обуви,
- одежды и текстиля,
- шин и покрышек,
- духов и туалетной воды,
- фотоаппаратов и ламп-вспышек.
Для остальных категорий товаров, которых касается маркировка, сроков подключения к ЭДО пока нет. Но им в любом случае придётся подключиться, наладить работу с поставщиками и обучить сотрудников работать по-новому. Если у ваших поставщиков другая система ЭДО, нужно будет настроить роуминг — это дополнительное время. Чтобы успеть вовремя и не попасть на штрафы, лучше начать готовиться заранее.
Как подключиться
Как понять, какие товары лучше продаются, а какие — приносят больше прибыли
Шаг 1. Получите электронную подпись. Чтобы подключиться к ЭДО, вам понадобится УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Это флешка, карта памяти или карта с чипом, похожая на банковскую, на которую записан код вашей подписи. Срок действия сертификата нужно продлевать каждый год. Чтобы получить УКЭП, обратитесь в любой из удостоверяющих центров. Если вы зарегистрированы в системе маркировки «Честный знак», УКЭП у вас уже есть.
Шаг 2. Выберите оператора и зарегистрируйтесь на его сайте. Не все операторы электронного документооборота могут работать с маркировкой. Для торговли маркированными товарами оператор должен быть подключен к системе «Честный знак».
Список операторов ЭДО, которые работают с маркировкой
Шаг 3. Получите идентификатор участника ЭДО. Идентификатор — это уникальный код компании или предпринимателя. На один ИНН можно получить только один идентификатор. Его выдаст ваш оператор ЭДО после регистрации.
Шаг 4. Заключите дополнительное соглашение с поставщиком об использовании электронного документа, который называется УПД — универсальный передаточный документ. По закону вы не обязаны это делать, но лучше подписать допсоглашение. Если в договоре указано, что в качестве первичных документов контрагент предоставляет товарную накладную или акт выполненных работ, в допсоглашении нужно прописать использование УПД.
Шаг 5. Чтобы начать работать с контрагентами по ЭДО, отправьте им приглашение или примите приглашения от них.
Если что-то не получается или непонятно, обращайтесь в службу поддержки вашего оператора ЭДО.
Какую электронную подпись выбрать для бизнеса
Если у вас Эвотор
Установите сервис «Маркировка» и быстро подключите ЭДО на выбор прямо из личного кабинета Эвотора. Мы работаем со всеми основными операторами. ЭДО включён в тариф.
Как работать с маркировкой через ЭДО
Когда к вам на склад или в магазин придёт партия маркированного товара, с ней не будет бумажной накладной. Вместо конверта с документами вы получите УПД. УПД — это два в одном: накладная на товар и счёт-фактура. Он появится в вашем личном кабинете в системе маркировки.
Вот как будет выглядеть приёмка товара:
1. Вы получаете партию товара от поставщика. Весь товар промаркирован. В личном кабинете вас уже будет ждать УПД со списком кодов маркировки.
2. Сверяете коды на товаре и в УПД. Для этого нужно отсканировать код маркировки 2D-сканером. Если всё верно — подтверждаете приёмку.
3. Если коды на товаре и в УПД отличаются — отклоняете поставку или принимаете товар частично и отправляете сообщение поставщику. Поставщик исправит УПД и пришлёт вам повторно.
Всё о маркировке
Обязательно сверяйте коды маркировки на товаре и в УПД, чтобы случайно не принять чужой товар. Если примете не своё, то в систему маркировки попадёт неверная информация, а за это могут оштрафовать. Иллюстрация: «Честный знак»
Обязательно сверяйте коды маркировки на товаре и в УПД, чтобы случайно не принять чужой товар. Если примете не своё, то в систему маркировки попадёт неверная информация, а за это могут оштрафовать. Иллюстрация: «Честный знак»
Если в УПД есть ошибки, обязательно сообщите об этом поставщику и попросите выслать корректирующий документ. Иллюстрация: «Честный знак»
Если в УПД есть ошибки, обязательно сообщите об этом поставщику и попросите выслать корректирующий документ. Иллюстрация: «Честный знак»
Приёмка и отклонение УПД происходят в личном кабинете системы ЭДО. Для этого вам понадобится компьютер и браузер для выхода в интернет.
Используйте сервис «Управление ассортиментом», чтобы вовремя увидеть, какие товары нужно заказать (с маркировкой или без)
Что будет, если не подключить ЭДО
Если вы продаёте маркированные товары, вам в любом случае придётся перейти на электронный документооборот до конца года. 1 января 2022 года передать сведения об обороте в систему маркировки напрямую станет невозможно. Этот способ просто отключат.
Подытожим
1. ЭДО — это электронный документооборот. Перейти на него должны все производители и продавцы маркированных товаров.
2. С 1 января 2022 года продавцы обуви, одежды и текстиля, шин, духов и фототехники обязаны перейти на ЭДО. Подавать сведения об обороте напрямую в систему маркировки станет невозможно. Этот способ просто отключат.
3. Вместе с маркированным товаром вместо бумажно накладной вы будете получать универсальный передаточный документ (УПД) — это сразу накладная и счёт-фактура.
4. В момент приёмки товара сканируйте коды маркировки 2D-сканером и сверяйте с кодами в УПД. Если всё сходится, подтверждайте приёмку, если нет — пишите поставщику, что нужно исправить.
Задайте один или несколько вопросов — ваша бизнес-проблема станет темой для статьи в Жизе.
Источник: