С 2017 года интернет-магазины используют онлайн-кассы. Те, кто работает без касс, рискуют получить штраф — так произошло с интернет-магазином техники и электроники «Плеер.ру». Чтобы избежать обысков, внеплановых проверок и штрафов, нужно установить онлайн-кассу. Рассказываем, какая касса и в каких случаях нужна, и как её зарегистрировать.
- Автор: Виктория Вовк
- Эксперт: Катерина Земскова
- Иллюстратор: Ануш Микаелян
Что такое онлайн-касса
Онлайн-касса — это касса, которая отправляет информацию о каждой продаже через интернет в налоговую. Для этого внутри установлен фискальный накопитель (ФН). Это чип, который фиксирует информацию о каждой продаже и отправляет в налоговую через посредника — оператора фискальных данных (ОФД). Как только кассир пробивает чек, информация из него уходит в налоговую.
Как получить онлайн-кассу
Можно купить физическую кассу или арендовать облачную.
Физические онлайн-кассы бывают двух типов: стационарные и переносные. Стационарную можно установить в своём офисе или на складе, а переносную — вручить курьеру. На них кассиры выбивают бумажные чеки.
Как выбрать фискальный накопитель для кассы
Облачные онлайн-кассы — это физические кассы, которые находятся не у бизнесмена, а в помещении компании-производителя аппаратов. Предприниматель их арендует. После оплаты товара в интернет-магазине облачная касса сама выбивает электронный чек.
Онлайн-кассы «Эвотор» подходят для интернет-магазина
| Покупка физической кассы | 15 000 — 25 000 ₽ / один раз | 12 000 — 25 000 ₽ / один раз | 6 000 — 15 000 ₽ / нужно менять раз в 15 или 36 месяцев |
| Аренда облачной кассы | 3 000 — 5 000 ₽ / в месяц | — | 6 000 — 15 000 ₽ / нужно менять раз в 15 или 36 месяцев |
Как работать с разными способами оплаты
Клиент платит на сайте через эквайринг: вам подойдет как физическая, так и облачная онлайн-касса.
На физической кассе менеджер пробьёт и отправит электронный чек утром, когда придёт на работу и увидит заявки на сайте. Вы можете приложить к заказу бумажный чек со списком покупок, но это не обязательно. Облачная касса «привязана» к сайту и эквайрингу и после оплаты сама сформирует чек и отправит покупателю на электронную почту или по смс.
Клиент платит курьеру интернет-магазина: каждому курьеру нужна физическая переносная онлайн-касса.
Курьер должен пробить бумажный чек в момент оплаты — нельзя сделать это заранее и вложить в заказ. На случай, если клиент захочет расплатиться картой, у курьера должен быть с собой эквайринг или касса, которая его поддерживает.
Клиент платит курьерской службе, нанятой магазином: вам не нужна онлайн-касса.
Курьерская служба берет всё на себя: принимает оплату, выдаёт чеки и отправляет данные в ОФД. Когда нанимаете курьерскую службу, проследите, чтобы курьеры получили вашу базу товаров. Это нужно, чтобы они указывали в чеке правильную стоимость и название товара.
Компания или предприниматель платит за товар по безналу: вам не нужна онлайн-касса.
Если интернет-магазин торгует только с ИП и компаниями по безналу, проводить оплату через кассу и пробивать чек не нужно.
Как зарегистрировать онлайн-кассу
Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу, можно сходить в налоговую или сделать это по интернету — через личный кабинет на сайте налоговой.
В налоговой инспекции. Идите к налоговикам вместе с кассой и заявлением. Чтобы закончить регистрацию, вам нужно будет выбить чек.
Через личный кабинет на сайте налоговой.
Зайдите в личный кабинет на сайте налоговой.
Личный кабинет ИП
Личный кабинет компании
Выберите на главной странице раздел «Учёт контрольно-кассовой техники». Контрольно-кассовая техника (ККТ) — это официальное название онлайн-касс
Нажмите кнопку «Зарегистрировать ККТ» и выберите пункт «заполнить параметры заявления вручную».
Заполните адрес и место установки ККТ. Выберите модель из выпадающего списка или найдите в реестре моделей:
- заводской номер ККТ — возьмите из паспорта онлайн-кассы;
- модель ФН;
- срок использования.
Укажите, как будете использовать ККТ
Нажмите кнопку «Просмотреть» и проверьте, правильно ли указали данные. Нажмите кнопку «Подписать и отправить». На экране появится список отправленных заявлений и отчёт о регистрации.
Заполните в кассе данные фискального признака документа (ФПД) из отчёта о регистрации ККТ. На чеке будет напечатан отчёт об успешной регистрации.
На сайте нажмите «Завершить регистрацию».
Сформируйте на сайте отчёт о регистрации ККТ. Для этого внесите в таблицу данные из чека.
На вкладке «Список документов, направленных в налоговой орган», скачайте карточку регистрации. На ней будет усиленная квалифицированная подпись налоговой и дата регистрации.
Без подписи налоговой касса считается не зарегистрированной. Если вы арендуете кассу, которую зарегистрировал производитель, проверьте, есть ли подпись налоговой
Без подписи налоговой касса считается не зарегистрированной. Если вы арендуете кассу, которую зарегистрировал производитель, проверьте, есть ли подпись налоговой
Как налоговая вычисляет тех, кто работает без кассы
Налоговая может проверить интернет-магазин планово: провести контрольную закупку или изучить данные о выбитых чеках через ОФД — предприниматель даже не узнает, что его проверяли.
На интернет-магазин может пожаловаться покупатель. Для этого налоговики разработали приложение «Проверка кассовых чеков». Человек сканирует кьюар-код, и, если приложение говорит «Чек сформирован правильно» и появляется зеленая галочка — всё ок. Если же в чеке ошибки, приложение скажет «Чек некорректен, отправить жалобу?». После этого покупатель вбивает адрес магазина или сайта, где он купил товар, и к предпринимателю приходят с контрольной закупкой.
Контрольная закупка: как проходит и можно ли оспорить
Такая неприятность случилась с интернет-магазином «Плеер.ру». В первый раз сотрудники налоговой, ФСБ, ОБЭП пришли с обыском в их московский офис в июле 2018 года. Тогда они обнаружили, что в интернет-магазин не фиксировал в налоговой отчетности часть выручки, и работу магазина приостановили на 30 дней. В марте 2019 года сотрудники госорганов пришли с повторной проверкой и снова закрыли магазин на 30 дней. 9 мая в СМИ прошла новость о том, что магазин возобновил свою работу, но по состоянию на 15 мая, сайт не работает.
Что будет нарушителям
За работу без кассы предпринимателя оштрафуют: заберут от ¼ до ½ платежей мимо кассы, но не меньше 10 000 ₽.
| Покупка физической кассы | 15 000 — 25 000 ₽ / один раз | 12 000 — 25 000 ₽ / один раз | 6 000 — 15 000 ₽ / нужно менять раз в 15 или 36 месяцев |
| Аренда облачной кассы | 3 000 — 5 000 ₽ / в месяц | — | 6 000 — 15 000 ₽ / нужно менять раз в 15 или 36 месяцев |
| За работу без кассы: если продали товар и не пробили чек | От 25% до 50% от стоимости чека, но не меньше 10 000 ₽ | От 75% до 100% от стоимости чека, но не меньше 30 000 ₽; дополнительно — 10 000 ₽ на гендиректора |
| Если пробили чек не вовремя | Предупреждение или 5000 ₽ | Предупреждение или 5000 ₽ |
| Если пробили чек с ошибкой | Предупреждение или от 1500 до 3000 ₽ |
Предупреждение или от 5000 до 10 000 ₽ |
| Если чек пробили, но не отдали покупателю | Предупреждение или 2000 ₽ |
Предупреждение или 10 000 ₽ |
Если предприниматель получил штраф, но продолжает работать без кассы и уже продал товара на 1 000 000 ₽, руководителю запретят занимать эту должность в течение одного-двух лет, а бизнес закроют на срок до 90 дней.
Как избежать штрафа
За работу без кассы. Предпринимателю нужно исправиться до того, как налоговая его поймает. Ему нужно купить кассу, зарегистрировать и пробить чек коррекции на сумму выручки, которая прошла без кассы. После этого — написать объяснительную записку в налоговую. Штрафа не будет (п. 7 ст. 4.2 КоАП РФ).
За нарушения при работе с кассой. Если инспектор во время проверки обнаружил, что предприниматель продал товар и не пробил чек или вообще работает без кассы, ему точно выпишут штраф. Но если бизнесмена поймали на более мелком нарушении, и это произошло впервые, есть шанс отделаться предупреждением.
Попытайтесь договориться во время составления протокола в налоговой инспекции. Делайте упор на то, что совершили ошибку впервые. Возможно, инспектор пойдёт навстречу и заменит штраф на предупреждение. В любом случае, попробовать стоит.
Памятка
- С 2017 года у каждого интернет-магазина должна быть касса. Если работать без неё, можно попасть на штраф.
- Онлайн-кассу можно купить физическую или арендовать облачную у компании-производителя. Физические кассы бывают стационарные и переносные. Стационарные — для офиса, переносные — для курьеров.
- Кассу нужно зарегистрировать в налоговой. Если вы её арендуете, за вас это сделает арендодатель. Если покупаете, должны зарегистрировать её самостоятельно: в налоговой или на сайте nalog.ru.
- Налоговая вычисляет нарушителей: проводит контрольные закупки и обрабатывает жалобы покупателей через приложение «Проверка кассовых чеков».
- За работу без кассы бизнесменов штрафуют. Штрафа можно избежать, если исправить нарушение до того, как налоговая это обнаружит. А если инспектор поймает бизнесмена на мелком нарушении впервые, есть шанс отделаться предупреждением.
Следить за выходом новых статей в телеграм-канале «Жизы»
Источник: